02 · Mniej pracy ręcznej

Twój zespół przepisuje zamiast pracować?

Każda godzina, w której ktoś kopiuje dane z maila do systemu, odpisuje na to samo pytanie albo ręcznie składa raport, kosztuje Cię pieniądze. Wyszukujemy takie miejsca i oddajemy tę pracę automatyzacji i AI.

Umów bezpłatną konsultację Zobacz przykłady

Wspólny mianownik

Czas i koszty. Automatyzujemy tylko to, co się zwraca.

Brzmi znajomo?

Gdzie ucieka czas

Wpisujemy to samo w trzech miejscach.

Zamówienie trafia do sklepu, potem ręcznie do księgowości, a potem do magazynu.

Klienci w kółko pytają o to samo.

Status zamówienia, godziny otwarcia, cennik. Ktoś musi odpowiadać na to codziennie.

Zamówienia przychodzą mailem i telefonem.

Stali klienci B2B zamawiają „po staremu”, a handlowcy przepisują.

Raport na koniec miesiąca to dzień pracy.

Eksporty, Excel, kopiuj-wklej. Co miesiąc to samo.

Dokumenty czytamy ręcznie.

Faktury, formularze i zgłoszenia ktoś przegląda i przepisuje do systemu.

Wszystko wie jedna osoba.

Gdy idzie na urlop, proces staje, bo nigdzie nie jest zapisany.

Co robimy

Maszyny do powtarzalnej pracy.
Ludzie do reszty.

Nie wciskamy AI tam, gdzie wystarczy prosta integracja. Zaczynamy od procesu i dopiero potem dobieramy narzędzie.

Automatyzacja procesów i integracje

Łączymy systemy, których używasz, żeby dane przepływały między nimi same. Zamówienia, faktury, stany magazynowe i raporty powstają bez kopiowania.

Najlepsze dla: firm, które pracują na kilku systemach: sklepie, programie księgowym, CRM i magazynie.

Co obejmuje

mapę procesu i wyliczenie, ile czasu pochłania,
integracje sklep ↔ księgowość ↔ magazyn ↔ CRM,
automatyczne faktury, potwierdzenia i powiadomienia,
raporty, które składają się same,
formularze, które zapisują dane prosto do systemu,
dokumentację, żeby proces nie zależał od jednej osoby.

AI w firmie

Asystenci, którzy odpowiadają klientom, czytają dokumenty i przygotowują szkice odpowiedzi. Pracują na wiedzy Twojej firmy, a nie na ogólnikach z internetu.

Najlepsze dla: firm z dużą liczbą powtarzalnych zapytań i dokumentów.

Co obejmuje

czat na stronie, który zna Twoją ofertę i regulaminy,
wirtualnego asystenta telefonicznego, który odbiera połączenia,
odczytywanie faktur, zamówień i formularzy,
szkice odpowiedzi na maile do zatwierdzenia przez człowieka,
wewnętrzną bazę wiedzy dla zespołu,
wdrożenie z dbałością o dane i RODO.

Panel B2B

Stali klienci sami składają zamówienia, sprawdzają swoje ceny i pobierają dokumenty o każdej porze. Twój dział handlowy przestaje być centralą telefoniczną.

Najlepsze dla: hurtowni, producentów i dystrybutorów obsługujących stałych odbiorców.

Co obejmuje

indywidualne cenniki i rabaty dla klientów,
szybkie zamawianie z historii i list,
dostęp do faktur, dokumentów i statusów zamówień,
integrację z Twoim systemem ERP lub magazynowym,
konta dla wielu osób po stronie klienta,
wersję wygodną na telefonie.

Przykłady

Przed i po

Typowe procesy, które automatyzujemy. Twój może wyglądać inaczej, dlatego zawsze zaczynamy od rozmowy.

Zamówienie ze sklepu

Przed

Ktoś przepisuje zamówienie do programu księgowego, wystawia fakturę i wysyła ją mailem.

Faktura powstaje i wysyła się sama, a magazyn od razu widzi zamówienie.

Pytania klientów

Przed

Biuro codziennie odpowiada na te same pytania o status, terminy i ceny.

Asystent AI odpowiada od razu, a trudne sprawy przekazuje człowiekowi.

Zamówienia hurtowe

Przed

Klient dzwoni, handlowiec notuje, potem wpisuje zamówienie do systemu.

Klient zamawia w panelu B2B o 22:00, a rano zamówienie czeka w systemie.

Formularze i zgłoszenia

Przed

Pacjent albo klient wypełnia papier, a ktoś potem go przepisuje.

Formularz online zapisuje dane prosto do systemu jeszcze przed wizytą.

Jak pracujemy

Najpierw liczymy,
potem budujemy

1. Mapa i rachunek

Rozpisujemy proces krok po kroku i liczymy, ile godzin miesięcznie pochłania. Bez tego nie wiadomo, czy automatyzacja się opłaci.

2. Wdrożenie etapami

Zaczynamy od procesu, który da największą oszczędność. Pierwszy efekt widzisz szybko, a nie po roku projektu.

3. Opieka i rozwój

Pilnujemy, żeby integracje działały po aktualizacjach systemów, i dokładamy kolejne procesy.

Realizacje

Mniej ręcznej pracy u klientów

Wszystkie projekty

Formularze online

Klinika Sypień: wywiad przed wizytą online

Pacjent wypełnia wywiad stomatologiczny przez formularz, a rejestracja przestaje go przepisywać z papieru.

Płatności i zgłoszenia

Klub Gaja: darowizny i zgłoszenia online

Płatności na konkretne cele i formularze zgłoszeniowe na akcje, bez ręcznego zbierania danych.

Wyceny online

Drukarnia odzieżowa: zapytania z plikami

Klienci zapisują projekty na koncie i wysyłają zapytania o wycenę z załącznikami, zamiast pisać maile.

FAQ

Pytania o automatyzację

Czy moja firma nie jest za mała na automatyzację?

Często jest odwrotnie: w małej firmie każda zaoszczędzona godzina jest bardziej odczuwalna. Na konsultacji policzymy, czy dany proces w ogóle warto automatyzować. Jeśli się nie opłaca, powiemy to wprost.

Czy AI zastąpi moich pracowników?

Nie o to chodzi. AI przejmuje powtarzalne czynności, takie jak odpowiedzi na te same pytania czy przepisywanie dokumentów, żeby ludzie mogli zająć się klientami i sprawami, które wymagają myślenia.

Z jakimi systemami się integrujecie?

Ze sklepami internetowymi (WooCommerce, PrestaShop, Shopify), programami księgowymi i ERP, CRM-ami, narzędziami do e-mail marketingu i wszystkim, co ma API. Jeśli Twój system go nie ma, sprawdzimy inne drogi.

Co z bezpieczeństwem danych?

Projektujemy rozwiązania z myślą o RODO: przetwarzamy tylko potrzebne dane, kontrolujemy dostęp, a przy AI dobieramy dostawców i ustawienia tak, żeby Twoje dane nie trafiały tam, gdzie nie powinny.

Co jeśli coś przestanie działać?

Integracje i automatyzacje obejmujemy opieką. Monitorujemy je i naprawiamy, gdy na przykład dostawca systemu zmieni swoje API. Masz do dyspozycji numer wsparcia technicznego.